Трудовите книжки вече са дигитални: Защо трябва да пазим стария документ до пенсия

Хартиената трудова книжка официално приключва своя 88-годишен път в България. От 1 юни 2025 година страната преминава към изцяло нов модел на отчитане на трудовия стаж. Хартиената трудова книжка е официално заменена от Единен електронен трудов запис от 1 юни 2025 г. Тази промяна цели да модернизира трудовите отношения и да намали административната тежест за бизнеса и гражданите.

Въпреки дигитализацията, старите документи не трябва да се изхвърлят или унищожават. Те остават ключов фактор за бъдещото пенсиониране на милиони българи.

Хартиената трудова книжка е официално “пенсионирана” от днес.

Тази промяна засяга всеки работещ, който има стаж, натрупан преди лятото на 2025 година.

Единният електронен трудов запис и новите правила

Новата дигитална система е част от Регистъра на заетостта към Националната агенция за приходите (НАП). Работодателите вече подават данни директно към този регистър при всяко сключване или прекратяване на трудов договор. Това премахва нуждата от ръчно вписване на обстоятелства в хартиени носители.

Дигиталното досие съдържа много по-подробна информация от стария формат. В него се вписват продължителността на работното време и договореният платен годишен отпуск. Регистърът следи промените в основната заплата и данните за получени запорни съобщения. Стажът, натрупан преди юни 2025 г., се доказва единствено чрез стария хартиен документ. Това е основната причина Националният осигурителен институт (НОИ) да препоръчва внимателното съхранение на книжките.

За достъп до електронното си досие, работниците трябва да притежават електронен подпис или ПИК от НАП. Чрез тези инструменти всеки може да проверява актуалното състояние на своя трудов запис по всяко време. Младите хора, които тепърва навлизат на пазара на труда, няма да притежават хартиени книжки. За тях целият трудов път ще бъде документиран изцяло в цифрова среда.

Срокове и задължения за работодателите

Работодателите разполагат с определен преходен период за адаптиране към новите изисквания. Работодателите са длъжни да оформят и върнат всички хартиени книжки на служителите до 1 юни 2026 г. Този едногодишен срок е предвиден за финализиране на всички записи и предаване на документите на техните притежатели.

Ако фирмата не върне документа в срок, тя носи административнонаказателна отговорност. Изпълнителна агенция “Главна инспекция по труда” налага сериозни санкции при нарушения на трудовото законодателство. Глобите за забавяне на връщането на трудовата книжка достигат до 15 000 лева за работодатели. Конкретният размер на санкцията за юридическо лице варира от 1500 до 15 000 лева. Виновното длъжностно лице може да получи лична глоба между 1000 и 10 000 лева.

Работодателят може да носи и финансова отговорност директно към работника. Това се случва, ако забавянето на документа е причинило реални и доказуеми вреди. Типичен пример е възпрепятстването на навременното пенсиониране пред органите на НОИ. Тъй като старият стаж се доказва само с хартия, липсата ѝ може да забави получаването на пенсия.

Какво да проверим при получаване на книжката?

Преди да приемете обратно своята трудова книжка, трябва да извършите внимателна проверка. Има три критични елемента, които гарантират валидността на документа пред социалните служби.

Първо, в книжката трябва да има ясен текст или правоъгълен печат. Той трябва да посочва, че стажът е изчислен точно до 1 юни 2025 г. в години, месеци и дни. Второ, заверката изисква подписите на главния счетоводител и на управителя на фирмата. Към тях задължително се поставя официалният кръгъл печат на организацията.

Трето, документът трябва да съдържа изречение за правното основание на връщането. Това е параграф 24, алинея 2 от преходните и заключителните разпоредби на Кодекса на труда. Това вписване обяснява защо оригиналът е у работника, докато той все още работи в същата фирма.

Процедури при загубен документ

Загубата на хартиената книжка изисква незабавни действия от страна на работника. Трябва да подадете писмено заявление-декларация в съответната Дирекция “Инспекция по труда”. Към него се прилагат удостоверения от предишни работодатели и други оригинални документи за стаж.

Стажът преди 2000 година може да се докаже и чрез документи за доход и категория труд. Работодателите са длъжни да издават такива удостоверения безплатно при поискване. Важно е да се знае, че работодателят вписва данни само за периода, прекаран в неговата фирма. Трудовата книжка обаче остава единственият обобщен документ за целия професионален път преди дигитализацията.

При отказ на фирмата да съдейства след юни 2026 година, потърсете защита на правата си. Подайте писмено искане с входящ номер до управителя. Ако няма резултат, изпратете официален сигнал до Главна инспекция по труда. Инспекцията има правомощия да наложи задължителни предписания и имуществени санкции на некоректните работодатели.